Worauf müssen Vermieter bei Nebenkostenabrechnungen achten?

Eine der Verpflichtungen, die ein Vermieter gegenüber seinen Mietern eingeht, ist die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Dabei kommt es oft zu Unstimmigkeiten. Dieser Artikel zeigt, wie sie zu vermeiden, welche Fristen zu beachten sind und wie eine korrekte Nebenkostenabrechnung aussieht. 

Gibt es Fristen? Wie steht es um Verjährungszeiten?

Wenn im Mietvertrag steht, dass Mieter Nebenkosten zu bezahlen haben, sind Vermieter dazu angehalten, eine korrekte Abrechnung zu stellen. Sollte diese Klausel nicht vereinbart sein, werden Nebenkosten pauschal abgegolten. Bei der Abrechnung gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen: Einer davon ist die Abrechnungsperiode. Juristische Informationen dazu hält das Bürgerliche Gesetzbuch bereit: In § 556 Absatz 3 Satz 2 ist nachzulesen, dass der Vermieter spätestens zum Ablauf des nächsten Jahres eine Abrechnung an die Mieter übermitteln muss.

Beträgt der Abrechnungszeitraum zum Beispiel 1.1.2022 bis 31.12.2022, müssen die Nebenkosten bis zum 31.12.2023 verrechnet werden. Wird diese Frist nicht eingehalten, verliert der Vermieter den Anspruch auf etwaige Nachforderungen. Fristen hat auch der Mieter einzuhalten: Dann nämlich, wenn es zu einem Einspruch kommt. Das Recht darauf erlischt ein Jahr nach der Zustellung der Abrechnung. Zu beachten ist auch die Fälligkeit der verrechneten Nebenkosten: Sie ist meist im Mietvertrag festgelegt. Ist diesbezüglich nichts anderes festgelegt, muss der Mieter den offenen Betrag spätestens 30 Tag nach Erhalt der Abrechnung bezahlen. 

Was muss die Nebenkostenabrechnung beinhalten? Gibt es formelle Anforderungen?

In der Betriebskostenverordnung ist nachzulesen, welche Kosten an die Mieter weiterverrechnet werden dürfen. Dazu zählen zum Beispiel die Grundsteuer, die Kosten für eine Zentralheizung, für die Wasserversorgung, für Aufzüge, Gebäudereinigung, Gartenpflege und Beleuchtung. Einige Punkte müssen unbedingt in der Abrechnung stehen: Dazu zählen der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten für das ganze Objekt und der Umlageschlüssel.

Der Vermieter kann die Gesamtkosten auf verschiedene Arten an die Mieter weitergeben. Um Unstimmigkeiten bei der ersten Abrechnung zu vermeiden, macht es Sinn den Umlageschlüssel im Mietvertrag festzulegen. Eine Variante ist, die Nebenkosten nach der Wohnungsgröße zu gewichten. Andere Möglichkeiten gehen von der Anzahl der Bewohner oder nach Wohneinheiten vor. Kosten für Heizung und Warmwasser werden häufig nach dem tatsächlichen Verbrauch verrechnet. Voraussetzung dafür ist, dass es für jede Wohneinheit einen Zähler gibt. 

Gibt es bei Gewerbe etwas zu beachten?

Bei einer Nebenkostenabrechnung für das Gewerbe gibt es einige Feinheiten. Zum Beispiel können auch Verwaltungskosten auf die Mieter verteilt werden. Diese Option ist in der privaten Vermietung nicht vorgesehen. Wichtig ist, dass die Weiterverrechnung im Mietvertrag festgelegt ist. Für ein professionelles Facility Management in einem Bürogebäude fallen deutlich höhere Kosten an als für eine Hausverwaltung in einem Wohnhaus. Dasselbe gilt für die technische Ausstattung.

Es kann durchaus sein, dass sich in der Nebenkostenabrechnung für Gewerbeobjekte Kürzel wie GMA, BMA oder RWA finden. Darunter versteht man Gefahrenmelder, eine Brandmeldeanlage oder eine Rauch-Wärmeabzugsanlage. Der Vermieter tut gut daran, die technische Ausstattung im Mietvertrag im Detail anzuführen. Ein weiterer Unterschied zur Abrechnung von Nebenkosten für Wohnungen ist, dass der Vermieter auch nach Ablauf der 12-Monatsfrist nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Forderung stellen kann. 

Gibt es Arbeitshilfen? 

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung brauchen Vermieter einiges Knowhow. Fehler können Unstimmigkeiten und Diskussionen mit den Vermietern bis hin zu Gerichtsprozessen verursachen. Um dem vorzubeugen, lohnt sich der Blick in professionelle Ratgeber wie denen von Haufe. Außerdem gibt es im Internet Online Tool, die bei der Hausverwaltung im Allgemeinen und bei der Nebenkostenabrechnung im Speziellen helfen. Damit lassen sich Zählerstände digital einlesen und Abrechnungen per Knopfdruck erstellen. 

Die Nebenkostenabrechnung kommt einmal pro Jahr auf Vermieter zu. Sie dient dazu, über ein Jahr angefallene Kosten auf die Mieter zu verteilen. Am besten werden die Details dazu bereits im Mietvertrag festgelegt.