Checkliste: Wie finde ich die richtige Hausverwaltung

Sie sind Eigentümer einer Immobilie, oder eine Eigentümergemeinschaft und suchen eine kompetente und vertrauenswürdige Hausverwaltung? Das ist aus vielerlei Gründen nicht leicht. Der Beruf des Hausverwalters ist in Deutschland nicht geschützt und es gibt keine offiziellen, gar gesetzlichen Qualitätsstandards, an denen man sich orientieren kann. Oft geht es um das verwalten großer Vermögenswerte und um die Werterhaltung der Immobilie. Wie treffe ich als Eigentümer also die richtige Wahl? Hier soll eine Checkliste helfen, damit eine nachhaltige, vertrauensvolle Zusammenarbeit gewährleist werden kann.

Die Hausverwaltung als Betrieb genauer unter die Lupe zu nehmen, seine innere Organisation zu betrachten ist ein erster, wichtiger Schritt.

Hauptberufliches Engagement

Grundsätzlich sollte sich das Unternehmen als Verwalter von Immobilien stets und ständig mit der ohnehin umfassenden Aufgabe der Betreuung in hauptberuflicher Form auseinander setzen. Dies gewährleistet einen professionellen Umgang der Prozesse bei der täglichen Arbeit. Vor Hausverwaltungen, die in einer Privatwohnung „hausen“ und ihren Job nur nebenbei ausführen sollte man Abstand halten.

Achten Sie auch darauf, dass die Hausverwaltung ihre Aufgaben nicht an Dritte delegiert, also externe Firmen beauftragt.

Die interne Organisation

Es ist ratsam die internen Mechanismen der Hausverwaltung genauer zu betrachten. Wie sind die Arbeitsabläufe, wie die Aufgaben intern verteilt. Am Ende soll das Unternehmen den Eigentümer entlasten, sich aktiv und von sich aus um die Immobilie kümmern und das in stetiger Form. Dafür ist eine gute interne Organisation elementar wichtig.

Das kaufmännische Verständnis

Ob Betriebskostenabrechnung oder Mietbuchhaltung, bei Wohngeldabrechnungen oder Aufstellen eines Wirtschaftsplanes: Die Hausverwaltung sollte sowohl über buchhalterische, wie auch kaufmännische Kompetenzen verfügen. Letztlich geht es um Werte, die es nicht nur zu erhalten, oder zu mehren gilt, sondern auch um eine rechtlich korrekte und inhaltlich stabile Begleitung, um möglichen Gefahren vorzubeugen.

Erfahrung und berufliche Qualifikation

Sowohl die Leitung des Unternehmens, als auch seine Mitarbeiter sollten über fachliche Kompetenzen verfügen, die im Immobilien-, Rechts-, oder Verwaltungsbereich liegen. Dabei kann auch das Alter der Firma, beziehungsweise die Präsens am Immobilenmarkt ein Zeichen für Professionalität und Nachhaltigkeit sein. Lassen Sie sich geeignete Nachweise dafür zeigen.

Die praktische Suche

Als Eigentümer kennt man meistens auch andere Eigentümer, kann sich hier Empfehlungen geben lassen, um seine eigene, individuelle Suche nach der geeigneten Hausverwaltung zu starten. Man kann auch auf speziellen Internetseiten Informationen von Hausverwaltungen einholen wie zum Beispiel bei hausverwalterscout.de. Hier präsentieren sich Spezialisten in der unterschiedlichsten Disziplinen und Kompetenzen in übersichtlicher und regionaler Form. Darüber hinaus werden viele hilfreiche Tipps und Tricks zu den unterschiedlichsten Themengebieten Rund um die Immobilie angeboten.

Nicht nur die interne Organisation der Hausverwaltung ist wichtig, auch der externe Blickwinkel ist zu beachten.

Referenzen und Immobilenbestände

Eine Hausverwaltung, die sich im wesentliche nur mit Einzelimmobilien auseinandersetzt ist für Eigentümergemeinschaften unter Umständen nicht die Richtige Wahl. Erfragen sie die Ausrichtung der Verwaltung. Werden darüber hinaus zum Beispiel zischen 2000 und 5000 Wohneinheiten betreut, könnte Ihre Einzelimmobilie mit 12 Mietparteien dort nicht richtig aufgehoben sein. Da ist eine kleine, professionelle Verwaltung mit individueller und stetiger Begleitung unter Umständen die bessere Wahl. Es kann also ein Qualitätsmerkmal sein, wie viele Immobilien sich im Bestand der Hausverwaltung befinden, aber auch welche. Erfragen Sie Referenzen, gegebenenfalls die genauen Objekte um sich diese einmal persönlich anzuschauen. Stehen sie alsdann vor einem Referenzobjekt, dass einen sehr ungepflegten, maroden Eindruck hinterlässt, sollte Sie Ihre mögliche Wahl des Hausverwalters noch einmal überdenken.

Vermögensverwaltung und Vermögensschadenhaftlicht

Es ist unabdingbar wichtig, dass die Hausverwaltung sein eigenes Vermögen von dem seiner Kunden, also Ihrem, trennt. Dies stellt die Sicherung Ihres Kapitals im Falle eines Konkurses der Verwaltung sicher. Fragen Sie hier genau nach! Auch sollten Sie sich einen Nachweis über das Bestehen einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung geben lassen. In welcher Höhe ist die Verwaltung finanziell abgesichert, wenn berechtigte Ansprüche geltend gemacht werden und in welchem Umfang tritt der Versicherer für nachweisbare Fehler des Verwalters ein?

Nähe zur Immobilie

Regionalität und tatsächliche Erreichbarkeit sind ein wichtiges Kriterium bei der Wahl der geeigneten Hausverwaltung. Ist Ihre Immobilie in München, die Verwaltung aber in Hamburg ansässig, fehlt es oft an regionaler Kompetenz zur Lage am regionalen Immobilienmarkt, wichtigen und zeitlich flexiblen Kontakten zu ausführenden Handwerksbetrieben oder auch einer stetigen und persönlichen Betreuung von Mieteranfragen. Achten Sie auch darauf, dass ein von der Verwaltung eingesetzter Hausmeister in unmittelbarer Nähe zu Ihrer Immobilie eingesetzt wird, um im Fall der Fälle schnell agieren zu können.

Resumee für die Suche nach der geeigneten Hausverwaltung

Es ist Ihre Immobilie, Ihr Vermögen das Sie in die Hände von Dritten legen. Prüfen Sie interne, wie externe Faktoren genau ab, lesen Sie das „Kleingedruckte“ der Verträge und stellen Sie lieber eine Frage zuviel, als eine zu wenig. Es ist stets eine Frage des Vertrauens, letztlich geht es um die Nachhaltigkeit in der Begleitung der Immobilie. Zwar ist nicht der Preis immer entscheidend und vor Preisdumping ist zu warnen, jedoch sollte jede Leistung der Hausverwaltung in einem guten Verhältnis zum Preis stehen, also vergleichen Sie. Ziel dieser und Ihrer inneren Checkliste sollte eine gute, rechtlich abgesicherte, vertrauensvolle und renditeorientierte Betrachtung Ihrer Immobilie sein.

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